Máte v dome prístupový systém a potrebujete rýchlo pridať identifikátor pre nového nájomníka, alebo zmazať stratený, či upraviť nastavenia systému?
Vybrať si prístupový systém nie je vôbec jednoduché. Dôležité sú detaily, ktoré veľakrát zostávajú nevypovedané, pretože nevieme dávať správne otázky. Správca bytového domu a zástupca vlastníkov častokrát nemá informácie o tom, čo všetko môžeme od systému vyžadovať a čo mu v reálnej prevádzke aj ponúkne. Na spôsobe ako je prístupový systém v prevádzke spravovaný skutočne záleží. A premyslená správa systému vie nie len skvalitniť úroveň bývania, predchádzať priestupkovej a trestnej činnosti, ale tiež vie pomôcť pri jej objasňovaní .
Neznalosť systému, nezáujem, neochota, zlé susedské vzťahy či dokonca strach zo správy systému sa naplno prejaví vtedy, keď dôjde k problémovej situácii, ukradnutý bicykel, vylomené dvere do pivníc, poškodený výťah alebo stačí, aby niektorý z obyvateľov potreboval nový identifikátor, či chcel nahlásiť stratu identifikátora. Zrazu je problém zohnať montážnika, ktorý by to mal všetko zabezpečovať. Alebo to má robiť správca domu? Alebo je to úloha niekoho v dome?
Vyberte si kto bude spravovať váš systém
S otázkami ohľadom toho, kto vlastne spravuje prístupový systém, sa na nás obracajú obyvatelia bytových domov najčastejšie. No jednoznačná odpoveď neexistuje, pretože každý dom si vyberá vlastný spôsob, ako je prístupový systém spravovaný. Prax by mala byť taká, že výber systému, výber jeho správcu a ďalšie detaily jeho prevádzky vrátane ochrany osobných údajov musia byť schválené pred samotnou inštaláciou. Správu prístupového systému obyčajne zabezpečuje:
- externá montážna firma
- správcovská spoločnosť
- zástupca vlastníkov alebo iná poverená osoba v dome
Externá firma si bežne na základe zmluvy o dielo alebo objednávky účtuje za každý úkon spojený s úpravou databázy prístupového systému. Správca domu môže vykonávať správu prístupového systému ako súčasť zmluvy o výkone správy bytového domu s možnosťou paušálneho navýšenia poplatkov za správu domu. Alebo, tá najsprávnejšia voľba je, keď sa nájde zhoda medzi vlastníkmi a systém bude spravovaný poverenou osobou, napríklad niektorým zástupcom vlastníkov.
Zverejnite informáciu o správcovi systému
Akýkoľvek spôsob správy si vyberiete, snažte sa túto informáciu zverejniť. Vyhnete sa tak prípadným negatívnym reakciám. Ďalším dôvodom je, že každý vlastník a nájomník bytu má právo vedieť, ako postupovať v prípade, že potrebuje nový identifikátor:
- informujte obyvateľov bytového domu o spôsobe, ako postupovať pri žiadosti o nový identifikátor (koho,kde a kedy môžu kontaktovať, koľko to bude stáť a pod.);
- ak spravujete systém v dome, vyhraďte si miesto (ak je to možné, tak určite osobitná miestnosť- kancelária domu, aby ste neboli vyrušovaní v súkromí), stanovte dni a “úradné” hodiny (postačí raz do týždňa 1-2 hodiny), kedy môžu obyvatelia za vami prísť s rôznymi požiadavkami, aj ohľadom vydania identifikátora;
- nezabudnite uviesť kto má nárok na vydanie identifikátora podľa vopred dohodnutých pravidiel;
- nechajte oznam trvalo na nástenke domu;
- ak máte inštalovaný elektronickú informačnú obrazovku (ELENU) v dome, zobrazujte túto informáciu opakovane;
- novým nájomníkom dajte informáciu do schránky;
- využite moderné formy elektronickej komunikácie (krátky email či sms je vhodná forma na pripomenutie).
Správa prístupového systému zástupcom vlastníkov má viacero výhod:
- rýchle pridávanie a vymazávanie identifikátorov;
- rýchla zmena prístupových práv, napr. je ak sa niekto odsťahuje ale ponechá si identifikátor, ak zmeníte upratovaciu službu;
- okamžité vyhodnotenie udalostí v prípade násilného otvorenia vchodových dverí, spáchania priestupku alebo trestného činu v priestoroch bytového domu;
- možnosť vyhodnotenia technickej poruchy na základe dátových záznamov;
- jednoduchšie uvádzanie nových technických riešení do života – nadstavba pre prístupový systém (otváranie mobilom cez aplikáciu Bluetooth, elektronický displej so správou oznamov cez Cloud, zmena technológie na DESFire apod.);
- vytváranie štatistických výstupov pre potreby lepšej správy domu a nastavenia bezpečnostných pravidiel (napr. kontrola nenahlásených nájomníkov a s tým spojené poplatky do fondu opráv, frekvencia používania výťahov);
- ak máte prepojený prístupový systém aj s komunikačným systémom v dome (domácimi telefónmi), viete napr. operatívne nastaviť – povoliť otváranie dverí z bytu pre hendikepované osoby alebo seniorov, z domáceho telefónu vypnúť sirénu, ktorá sa spustí pri násilnom otvorení dverí apod.
Na čo musíte dávať pozor pri správe prístupového systému
- ochrana osobných údajov
- bezpečnosť dát
- korektná komunikácia s obyvateľmi domu
Praktické rady
- vždy majte v rezerve niekoľko identifikátorov, ktoré sú “zapamätané” v databáze, no bez registrácie na konkrétny byt. Ak budete potrebovať rýchlo vydať identifikátor, aktívny identifikátor máte pripravený a neskôr len priradíte/preregistrujte v databáze rezervu na konkrétny byt alebo osobu, ktorej bol odovzdaný.
- číslujte identifikátory používané v systéme poradovými číslami, budete mať oveľa väčší prehlad o ich počte, prípadne sa tým zjednodušuje proces pri mazaní strateného identifikátora, alebo vytváraní rezervných identifikátorov.
- pravidelne robte zálohu databázy, odporúča sa minimálne raz mesačne
- pri odovzdávaní nových identifikátorov nezabudnite vyžadovať súhlas so spracovaním osobných údajov v rozsahu, ktorý ste si dohodli na domovej schôdzi (najčastejšie meno a priezvisko, číslo bytu, poschodie)
V súčastnosti je viac a viac žiadaná správa systému na diaľku bez potreby fyzicky byť prítomný v dome. Vzdialená správa prístupového systému je výhodou nie len pre externé a správcovské firmy, ale aj pre zástupcov vlastníkov, ktorí môžu kontrolovať systém aj keď sú v práci či na dovolenke.
Pri výbere systému a najmä ak sa rozhodnete pre jeho správu, sa určite pýtajte na dostupnosť bezplatnej technickej podpory.